Análise e Melhoria dos Processos Informacionais na Assistência Estudantil / Analysis and Improvement of Informational Processes in Student Assistance

Abstract

O objetivo do estudo foi analisar o processo informacional de trabalho da Assistência Estudantil no acompanhamento ao discente, a fim de identificar possíveis pontos para melhorias, promovendo um fluxo informacional de trabalho mais coerente com as funções desenvolvidas pelos envolvidos. O elemento motivador deste trabalho foi a verificação de que as atividades apresentavam-se de maneira desarmônica e desconexa na execução das ações preconizadas pelo Regulamento da Política de Assistência Estudantil. Trata-se de uma pesquisa aplicada composta de uma primeira análise constituída por: mapeamento, modelagem e descrição do processo, através do BPMN e descrição da estrutura das atividades com base no SIPOC, em seguida a aplicação da ISO/TR 26122 adaptada. Com esse aporte metodológico foi identificado as necessidades de alterações nas atividades do Processo de Acompanhamento do Discente; com a aplicação da a Análise de Causa-raiz - Diagrama da Árvore verificou-se a necessidade de criar amparo legal, por meio de normativas institucionais, para a regulamentação do processo e promover ajustes no Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (SIGAA). Os resultados apontam a implantação e execução de melhorias no processo e no sistema, sendo necessários desenvolver estudos futuros para validar os resultados promovidos.

Palavras-chave: Mapeamento de Processos. Melhoria de Processos. Gestão de Processos. Assistência Estudantil.

ABSTRACT

The objective of the study was to analyze the informational work process of Student Assistance in monitoring the student, in order to identify possible points for improvement, promoting an information flow of work more coherent with the functions developed by those involved. The motivating element of this work was the verification that the activities were presented in a disharmonious and disconnected manner in the execution of the actions recommended by the Student Assistance Policy Regulation. It is an applied research composed of a first analysis consisting of: mapping, modeling and description of the process, through the BPMN and description of the structure of the activities based on the SIPOC, then the application of the adapted ISO / TR 26122. With this methodological contribution, the needs for changes in the activities of the Student Monitoring Process were identified; with the application of the Root Cause Analysis - Tree Diagram, there was a need to create legal support, through institutional regulations, for the regulation of the process and to promote adjustments in the Integrated Academic Activities Management System (SIGAA). The results point to the implantation and execution of improvements in the process and in the system, being necessary to develop future studies to validate the results promoted.

Keywords: Process Mapping. Process Improvement. Process Management. Student Assistance.