Comunicação Remota Melhorando Controles Internos em um CSC Terceirizado na América Latina / Remote Communication Improving Internal Controls in an Outsourced SSC in Latin America

Resumen

O objetivo deste artigo foi demonstrar o uso da comunicação escrita e falada de maneira remota a partir da sede de um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) localizado no Brasil, como uma ferramenta para resolver o problema de atrasos no processo de submissão trimestral de amostras, tal como exigido pela Lei Sarbanes-Oxley (SOX). Para melhorar o índice de efetividade de controles internos, trabalhou-se de maneira conjunta com os líderes das áreas financeiras das quatro principais unidades de negócio de língua hispânica de uma empresa multinacional atuando na Região. Após análise do processo em vigor, foram coletadas contribuições destes líderes, identificando as oportunidades de melhoria, as quais foram agrupadas e refletidas em um plano de ação para resolver este problema. As fases de coleta de dados, preparação e implantação do plano, todas gerenciadas de maneira remota a partir da sede do CSC, mostraram a efetividade desta ferramenta e permitiram adequar o processo junto as quatorze unidades de língua hispânica, esclarecendo os papéis e responsabilidades de cada um dos envolvidos apresentando como consequência, melhor o índice de efetividade dos controles internos.

Palavras-chave: Centro de Serviços Compartilhados. CSC. Controles Internos. SOX. Comunicação Corporativa.

Abstract

The purpose of paper was to demonstrate the use of written and spoken communication, remotely from the headquarters of a Shared Services Center (SSC) based in Brazil, as a tool to solve the issue of delays verified in the quarterly submission process, as required by the Sarbanes-Oxley Act (SOX). To improve internal controls effectivenessrate, we jointly worked with finance leaders of the four major Spanish-speaking business units of a multinational company operating in the Region. After analysing the current submission process, we gathered contributions from these four finance leaders, identifying opportunities for improvement, grouped and reflected in an action plan to solve this problem. The phases of data gathering, plan preparation and implementation, all remotely managed from the SSC headquarters, allowed to standardize the process throughout all Spanish-speaking countries, clarified roles and responsibilities of all players working in the process and as a result, improved the internal controls effectiveness rate.

Keywords: Shared Services Center. SSC. Internal Controls. SOX. Corporate Communication.