Trilhando a Eficiência: Mapeamento, Análise e Melhoria do Processo de Pregão na UFCG / Seeking Efficiency: Mapping, Analysis, and Improvement of the Bidding Process at UFCG

Resumen

O presente estudo objetivou realizar o mapeamento, identificar empecilhos e sugerir melhorias da fase interna do processo de aquisição de bens, por pregão eletrônico tradicional, na Universidade Federal de Campina Grande. As inferências foram materializadas por meio da metodologia de modelagem de processos Business Process Modeling, e a opção de software utilizada para representar graficamente a modelagem foi a BPMN no Bizagi. Para auxiliar no desenvolvimento da descrição, análise e validação do mapeamento, foi aplicada a metodologia com uma adaptação do SIPOC, a verificação de conformidade com a lista de verificação resumida da ISO/TR 26.122 de 2008, e a Análise de Valor Agregado. Esse aparato  permitiu identificar as áreas que precisam ser aperfeiçoadas e sugerir, dentre outras questões, um processo otimizado, com uma redução de 17% de quantidade de atividades. Para analisar  a eficiência da sua implementação, o processo aprimorado passou por uma simulação de validação, de análise de tempo, e de análise de recursos, que apresentou informações úteis para tomada de decisão gerencial. Os resultados deste trabalho possibilitam uma melhor gestão das compras públicas e auxiliam na missão que a Universidade tem de prestar um serviço eficiente à sociedade.

Palavras-chave: Gestão de Processos. Mapeamento de Processos. Licitação. Aquisição de Bens.

ABSTRACT

The present study aimed to map, identify obstacles and suggest improvements of the internal phase of the goods acquisition process, by traditional electronic pregão, at the Federal University of Campina Grande. The inferences were materialized through the Business Process Modeling methodology, and the software option used to graphically represent the modeling was the BPMN in Bizagi. To assist in the development of the description, analysis, and validation of the mapping, the methodology was applied with an adaptation of SIPOC, the verification of compliance with the ISO/TR 26.122 2008 summary checklist, and the Value Added Analysis. This apparatus allowed to identify the areas that need improvement and to suggest, among other issues, an optimized process, with a 17% reduction in the amount of activities. To analyze the efficiency of its implementation, the improved process went through a validation simulation, time analysis, and resource analysis, which presented useful information for management decision making. The results of this work make possible a better management of public purchases and help the university's mission of providing an efficient service to society.

Keywords: Process Management. Process Mapping. Bidding; Purchase of Goods.